Cómo calcular el coste por hora de personal en un proyecto social

Un coordinador de proyectos social lleva tres años calculando a mano el coste por hora de su equipo en una hoja de cálculo. Cada vez que alguien recibe una subida de sueldo, tiene que acordarse de actualizar la fórmula solo hacia delante, sin tocar los meses ya cerrados — y cada vez que alguien trabaja en dos proyectos a la vez, tiene que sumar sus horas en ambos para comprobar que no supera su jornada. Cuando una subvención cubre parte del salario de una persona, lo que se justifica no son sus horas trabajadas en general, sino las horas que dedicó exactamente a ese proyecto, valoradas a su coste por hora en ese momento concreto. Ese cálculo, hecho a mano, es donde más fácilmente se cuela un error.

Por qué el coste por hora no es “el salario dividido entre horas”

El coste por hora que se imputa a un proyecto normalmente parte del coste total de esa persona para la entidad —salario bruto más seguridad social a cargo de la empresa, y a veces otros costes asociados— dividido entre las horas contratadas ese mes. No es el salario neto, ni tampoco una tarifa fija que nunca cambia: si a alguien le suben el salario en marzo, su coste por hora de marzo en adelante es distinto al de febrero, aunque siga siendo la misma persona y el mismo puesto.

El problema de llevarlo en una hoja de cálculo

En una hoja de cálculo, cada cambio de tarifa obliga a acordarse de actualizar la fórmula hacia delante sin tocar los meses ya cerrados. Cuando una persona trabaja en varios proyectos a la vez, además, hay que sumar sus horas en todos ellos para comprobar que no superan su jornada contratada ese mes —algo fácil de perder de vista cuando cada proyecto vive en su propia hoja—.

Dos errores aparecen con frecuencia por esto: usar una tarifa desactualizada al recalcular un mes antiguo, y no darse cuenta de que una persona ha quedado imputada, entre todos sus proyectos, a más horas de las que tiene contratadas ese mes.

Un ejemplo de cálculo, paso a paso

1. Coste total mensual de la persona para la entidad: salario bruto + seguridad social a cargo de la empresa. Ejemplo: 1.800 € brutos + 540 € de seguridad social = 2.340 €.
2. Horas contratadas ese mes: por ejemplo, 156 horas (jornada completa).
3. Coste por hora: 2.340 € ÷ 156 h = 15,00 €/h.
4. Horas dedicadas al proyecto ese mes: 12 h.
5. Coste imputado al proyecto: 12 h × 15,00 €/h = 180,00 €.

Si en abril esa misma persona recibe una subida y su coste por hora pasa a 15,80 €/h, el cálculo de marzo no cambia — solo el de abril en adelante usa la tarifa nueva. Ese es precisamente el punto donde una hoja de cálculo mal mantenida suele desajustarse.

Qué evita que esto pase

• Guardar un histórico de tarifas por persona, con la fecha desde la que aplica cada una, en vez de un único número que se sobrescribe.
• Calcular el coste de cada línea de horas automáticamente —horas × tarifa vigente ese mes—, sin que nadie tenga que teclear el resultado.
• Sumar las horas de una persona en todos sus proyectos ese mes, no solo en uno, para poder avisar si se pasa de su jornada contratada.

Qué revisa un financiador

Al justificar el gasto de personal, lo habitual es que pidan: la nómina de la persona ese mes, el justificante de pago de la seguridad social, y un desglose de horas dedicadas al proyecto con el coste por hora aplicado. Si ese desglose sale directamente de un registro mes a mes —en vez de reconstruirse de memoria al final del proyecto—, la justificación es mucho más rápida de preparar y más difícil de objetar. Este cálculo es, de hecho, la pieza que más aparece mencionada en cómo justificar una subvención paso a paso como origen de retrasos.

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