Cómo justificar una subvención paso a paso

Justificar una subvención es demostrarle al financiador —una administración pública, una fundación, una convocatoria europea— que el dinero que os dio se ha gastado en lo que decía el proyecto aprobado, y que hay papel que lo prueba. No basta con haberlo gastado bien: hay que poder enseñarlo.

Los tres bloques que casi siempre piden

Cada convocatoria tiene su propio formulario, pero casi todas piden lo mismo bajo distintos nombres:

• Memoria de actividades: qué se ha hecho, con cuántas personas, cuándo y con qué resultado. Es la parte narrativa.
• Informe económico: el presupuesto aprobado frente a lo realmente ejecutado, gasto por gasto o partida por partida.
• Documentación acreditativa: facturas, nóminas, justificantes de pago y, en el caso del personal, el cálculo del coste por hora imputado al proyecto.

La documentación que no puede faltar

Para cada gasto que se declara, un revisor espera encontrar tres cosas encadenadas:

• Una factura nominativa a nombre de la entidad, con fecha dentro del periodo subvencionable.
• Un justificante de pago que conecte esa factura con un movimiento bancario real —un cargo, una transferencia—. Una factura sin su pago asociado normalmente no se admite.
• Cuando el gasto es de personal, un cálculo del coste por hora imputado: cuántas horas dedicó esa persona al proyecto ese mes, y a qué tarifa. Esto es justo lo que más se improvisa a mano y donde más errores aparecen.

Un orden razonable para prepararla

1. Reunir el presupuesto aprobado original, partida por partida, como punto de referencia.
2. Recopilar las facturas y sus pagos, agrupados por partida y por mes.
3. Calcular el coste de personal imputado, mes a mes y persona a persona.
4. Redactar la memoria de actividades con los datos de ejecución real: personas atendidas, hitos cumplidos, desviaciones si las hay.
5. Cuadrar el informe económico final y comprobar que cada cifra tiene su justificante detrás.

Dónde suelen aparecer los problemas

Casi siempre en el mismo sitio: el coste de personal. Cuando las horas se llevan en una hoja de cálculo distinta para cada proyecto, es fácil que una persona acabe imputada más horas de las que tiene contratadas ese mes, o que se use una tarifa antigua después de una subida de coste por hora. Ambas cosas hacen que un informe económico no cuadre y obligan a rehacerlo bajo presión, cerca de la fecha límite.

Llevar el cálculo del coste por hora en un solo sitio, actualizado automáticamente cuando cambia una tarifa, evita ese tipo de desajuste antes de que llegue el momento de justificar.